[Ofise Dönüş] – PwC: “… uzaktan ve evden çalışmaya çok yatkın ekiplere sahibiz.”

Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde PwC Türkiye İdari İşler Kıdemli Müdürü Rengin Binat sorularımızı cevaplıyor.

Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?

Rengin Binat: PwC Türkiye Risk Yönetimi ekibimizin önderliğinde kurulan COVID-19 Çalışma Grubu olarak Şubat ayının 3. haftasından itibaren düzenli ve sık toplantı yapmaya ve COVID-19 sürecini takip etmeye başladık. Çalışmalarımızda hem Türkiye şartlarını hem de dünyadaki son durumu takip ederken PwC network’ü içinde son gelişmelere göre hareket ettik. 16 Mart haftasından itibaren evlere çekilmemizin ardında da Nisan ayının ortasında ofise hangi şartlarda, hangi fazlarda nasıl döneceğimizin de planlamalarını yapmaya başladık. Mayıs ayının başında da, belirlediğimiz kriterlerin oluşması durumunda 1 Haziran’da yüzde 10’luk çalışanımızla ilk faz ofise dönme planımızı oluşturduk.

Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?

RB: İlk faz geri dönüşte, kronik rahatsızlığı olmayan, özel arabası olan veya şirket arabası kullanan, yakınlarında COVID-19 riski oluşmamış çalışanların ofise gelmesi ve gönüllülük esasını ön planda tuttuk. Bununla birlikte müşterilerimizin ihtiyaçları doğrultusunda ofiste veya müşteride çalışılması gerektiğinde takip edilmesi gereken prosedürlerimizi de detaylı bir şekilde belirledik.

Evden çalışma uygulamamız tüm PwC çalışanları için tüm hızıyla sürüyor, teknolojik alt yapımız bizi bu konuda destekliyor. Geçirdiğimiz süreç içerisinde çok önemli müşteri taahhütlerimizi alt yapımız sayesinde eksiksiz yerine getirdik. Önümüzdeki dönemde farklı fazlarda geri dönüş sürecinde de ofisten, evden, müşteriden çalışmaya devam edeceğiz.

Ofise dönüş sürecinde attığımız her adım COVID-19 Çalışma Grubumuz içerisinde değerlendirirek karara bağladık.

Ofislerimizin tüm katları, ortak çalışma alanları, ortak alanlarını danışman mimarımız Aysun Battalgazi ile beraber detaylı bir şekilde inceleyerek yeni düzenlemeleri gerçekleştirdik. Sosyal mesafe dikkate alınarak 4 fazlı oturum planı hazırlanırken ofislerimizde tüm uyarı işaretlemeleri mimari ekip tarafından planlandı. Bu planlamalarda sosyal mesafeyi 1,5 metre olarak düşünerek tüm ofis planlarımıza 1,5 metre yarıçapında halkalar yerleştirerek oturum alanlarını tespit ettik. İşaretlemelerimizin PwC kurumsal yapısında olması ve çalışanlarımıza bilgi verecek şekilde hazırlanması konusunda, “marketing” ekibimiz ile ortak çalışma yaparak uygulamaya geçtik. Ayrıca ofise geri dönüş süreçlerimizle ilgili çalışanlarımıza yön gösterecek rehberler hazırladık. Bu rehberlerden hareketle hazırladığımız videoyu da 1 Haziran öncesinde çalışanlarımız ile paylaşarak kendilerini bekleyen yeni ofis ortamını ve çalışma şeklimizi görmelerini sağladık.

Daha sonra bu videoyu sosyal medya kanallarından paylaşarak herkesin fikir sahibi olmasına katkıda bulunduğumuza inanıyoruz. Videomuza buradan ulaşabilirsiniz:

Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?

RB: Bu dönemde temizlik ve hijyen konusunda hem hizmet aldığımız temizlik firması hem de kendi ekiplerimizle Covid-19 süreci ve ofise dönüş ile ilgili 2 ayrı süreç hazırladık. Temizlik ve hijyen konusunda malzeme seçimi, temizlik frekanslarının ayarlanması ve buna bağlı tüm hazırlıkları titizlikle yürüttük, İş Sağlığı ve Güvenliği ekibimiz ile son haline getirerek uygulamaya aldık. Güvenlik ekiplerimiz ile sosyal mesafenin korunması, ofislerimize giriş çıkışların takibi, kayda alınması, gibi konularda yeni süreçleri oluşturduk. İklimlendirme gibi konularda alanında uzman firmalardan görüş aldık.

Ofis yerleşimini ilgilendiren konularda da danışman mimarımızın koordinasyonunda ilerledik.

Mimar Aysun Battalgazi: PwC’de yaklaşık 3 senedir devam eden ofis yenileme sürecinde, ofis planlamasında öncelikli tasarım kararlarımızı belirlerken; çalışma gruplarının esnek oturum planlamasını, ortak kullanım alanlarının esnek ve çok fonksiyonlu kullanımını, ofise giriş çıkışlar ve toplantı odaları gibi alanlarda otomasyon kullanımını ve iklimlendirme otomasyonunu temel başlıklar olarak ele aldık. Bu planlama esasları pandemi sonrasında ofise dönüş fazlarını oluşturmamızda bizlere esneklik sağladı.

Ofise dönüş sürecinde çalışma mekanlarının sosyal mesafeyi dikkate alarak kurgulanmasında 1,5 metre yarı çaplı halkalarını oluştururken, çalışanların birbirleri ile temaslarını minimuma indirecek akrilik şeffaf ara bölücüler kullandık. Çalışma düzenlerinin yoğunluğuna göre bu akrilik ara bölücüler kimi masa gruplarında mevcut ara bölücülerin üzerine sabitlenirken, kimi masa gruplarında ise taşınabilir (hareketli) bölücü olarak kullanımını uygun gördük.

Ofise dönüş planlamasında, katların kullanımında giriş ve çıkışları yönlendirmeler ile tarifleyerek ofis içinde sirkülasyonu saat yönünde olacak şekilde planladık.

Lobi, kat holleri, asansör, merdivenler ve ıslak hacimler gibi ortak alanlarda sosyal mesafeyi koruyacak yönergeler ile hareket ettik.

 

Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?

RB: Bu süreçte biz ekip olarak ofise dönüş planlamasına çok önce başladık. Süreci hazırlayıp uyguladığımızda, diğer kurum ve kuruluşların da önünde olduğumuzu gördük. PwC Türkiye olarak PwC network ofisleri ile bilgi alışverişinde bulunmakla birlikte Türkiye’deki gelişmeleri ve koşulları göz önünde bulundurarak planlamaları gerçekleştirdik.

Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?

RB: Biz PwC olarak uzaktan ve evden çalışmaya çok yatkın ekiplere sahibiz. Ancak bu süreçte evden çalışmayı denememiş ekipler de bunu deneyimledi. Yeni çalışma alışkanlıkları oluştu. Daha dinamik toplantı yapabilme, toplantı sırasında bilgiyi rahatlıkla paylaşarak ortak çalışma ortamlarını kullanma, vaktimizi bu şartlarda daha iyi değerlendirme alışkanlıklarını kazandık. Evraksız çalışmaya alıştık, hiç baskı almadan dokümanları okumak, üzerine not almak, paylaşmak, aynı dosyada ortak çalışma gibi çalışma şekilleri daha yaygın hale geldi. Bu süreçteki kazanımlarımızın artarak ve geliştirilerek dönüş sonrasında devam edeceğini düşünüyoruz.