Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde Ersa Mobilya Genel Müdür Yardımcısı Yalçın Ata sorularımızı cevaplıyor.

Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?

Pandemi dolayısıyla 16 Mart haftası tarihinden itibaren, 1 Haziran tarihine kadar evden çalışma sistemini uyguladık. Bu dönem içerisinde tüm ekip arkadaşlarımla çalışmalarımızın verimlilik düzeyi en üst seviyede seyretti. Dijitalleşme, bizim için pandemi öncesi de en önem verdiğimiz ve belirli konularda öncü olduğumuz noktalardan biriydi fakat bu süre zarfında tabii ki süreç daha ciddi boyutlara ulaştı. Ersa olarak evde kalma sorumluluğumuzun olduğu ilk günden itibaren bize en uygun iletişim altyapısına karar verip uygulamaya geçirdik. Tüm ekiplerin evlerinden rahatlıkla ilgili dokümanlara ulaşabilmesi ve verimli bir iletişim stratejisi yakalayabilmesi adına çeşitli uygulamalar geliştirdik. Oldukça kısa bir sürenin ardından tüm sistemimizi oturttuk ve  haftalık toplantılarımızı ihmal etmedik, yeni projeler geliştirdik. 1 Haziran ise yeni normale geçiş sürecimizi başlattığımız tarih oldu ve aldığımız maksimum önlemler dahilinde çalışmalarımıza kaldığımız yerden devam ettik.

Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?

Ersa olarak başta fabrika ve tüm mağazalarımız olmak üzere maksimum seviyede önlemler alıyoruz. Çalışanlar arası sosyal mesafeyi uygulayabilmek adına baştan yerleşim düzenlemeleri oluşturduk ve buna paralel yapılar inşa ettik. Güven ve hijyenin başrolde olduğu bir çalışma ortamı yaratarak, projelerimize devam ediyoruz.

Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?

Bu konu bizim için çok önemliydi. Mimari ve tasarım odaklı bir mobilya firması olduğumuzdan yalnızca kendimiz için değil, tüm iş ortaklarımız için çeşitli çözümler sunmak zorundaydık. Bunun için; Kurumsal İletişim ve Proje ve Sunum ekibi başta olmak üzere tüm departmanlarımızla el ele verdik ve “Returning to Workspaces After Pandemic Vol: 1” isimli dokümanımızı oluşturduk. Bu doküman, yeni normalde uygulanacak adımlardan, mobilya ve mimari değişimlere kadar pek çok safhayı tek bir yapıda barındırıyor. Öncesi ve sonrası çatısı altında, “Mobilyalar önce nasıldı, şimdi nasıl olmalı? Mimari yerleşimler önce nasıl kurgulanıyordu, şimdi nasıl şekillenmeli?” gibi birçok unsuru içeren dokümanımızı paylaştığımız mimari firmalardan da oldukça olumlu dönüşler aldık. Aldığımız bu pozitif dönüşler dahilinde de, geliştirdiğimiz ürün ve mimari çözümler minvalinde yaşanabilecek tüm olasılıklara hazırlıklıyız.

“Returning to Workspaces After Pandemic Vol: 1” dokümanını buradan inceleyebilirsiniz.

Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?

Tabii ki. Az önce bahsettiğim “Returning to Workspaces After Pandemic Vol: 1” isimli dokümanımız aslında tam da bu uygulama için oluşturuldu. Biz genç, istekli, çalışkan ve yaratıcı bir ekibiz, dolayısıyla bu dokümanda da yenilikçi, işlevsel ve ihtiyaçlara uygun yapıda geliştirilmiş çözümler yer alıyor. Bu çözümleri ihtiyacı olan tüm şirketler ve mimari firmalar ile paylaştık. Bu paylaşımlar dahilinde de hayata geçen birçok projemiz oldu ve süreçler devam ediyor.

Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?

Geleneksel çalışma sisteminde “yüz yüze” olarak tabir edilen alışılmış yapı tabii ki bazı yönlerde değişime uğradı. Bu üç dört aylık sürede tüm işverenler ve çalışanlar toplantıların online olarak da gerçekleşebildiğini hatta bazen verimlilik seviyesinin daha bile arttığını deneyimlemiş oldu. Bence online toplantılar ve proje sunumları kesinlikle ofise dönüş sonrasında da devam edecek. Biz Ersa olarak, tüm bu versiyonlar için şirket politikalarımıza uygun teknolojik altyapılar geliştirdik. Bu nedenle de her iletişim stratejisine uygun farklı senaryolarımız mevcut.