Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde PETRA The Flooring Co. Kurucu Ortağı Özden Başıbüyük sorularımızı cevaplıyor.
Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?
Hep ofisteydik diyebiliriz aslında… Ofisi mekandan bağımsız ve verimli iş üretme ortamı olarak düşünürsek, hiçbir zaman kopmadık. PETRA olarak dijital dönüşüme uygun bir alt yapımız mevcut ancak dijitalleşme, içinde bulunduğumuz iş toplumunun – iş yapış şekilleri ve yönetim anlayışının- içselleştiremediği ve belki içten içe ürktüğü bir durumdu. İş dünyasının aktif bireyleri istemeden de olsa dijital dönüşümü yavaşlatan bir tutum sergiliyordu. Pandemi, yüzme bilmeyenleri denize attı ve yüzmeyi öğrenmekten ve sevmekten başka bir seçenek bırakmadı diyebiliriz.
Pandemi duyulmaya başladığı ilk andan itibaren alışılmışın dışında bir çalışma düzenine geçtik ve bu düzeni korumaya devam edeceğiz. PETRA ofis/showroom mekanı, konum ve yerleşim olarak hem çalışanlarımız hem müşterilerimiz, iş ortaklarımız ve tedarikçilerimiz açısından da riski en aza indirecek şekilde tasarlanmış durumda. Tüm departmanlarımızda ekiplerimizin sağlık kontrolleri, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri pandemi öncesinde düzenli olarak devam ediyordu; pandemiye özgü önlemler de anında eklendi.
Fiziksel teması en çok gerektiren faaliyetler satış, showroom ve şantiye işleridir.
Satış / Proje ziyaretleri: Genelde projeye yönelik işler yaptığımız için satış ekibimiz online tanıtım ve toplantılara ağırlık verdi. Ulaşım ise zaten şirket araçları ile yapılıyor.
Showroom: Sağlık kontrollerinden geçmiş ve iş güvenliği eğitimleri almış olan iki arkadaşımız Showroom’un kesintisiz hizmet vermesini sağlıyor.
Şantiye: Projelerinde yer aldığımız şantiyeler ve bizim ekiplerimiz bu konuda çok hassas olup önemli tedbirler aldılar ve elbette alınan bu ciddi önlemlere ve hassasiyetlere uyuldu. Daha sakin, daha programlı çalışarak, sosyal mesafe kurallarına en üst seviyede uyarak şantiye işlerimiz aksamadan devam etti.
Bunun dışındaki tüm departmanlar -idari işler, finans, satın alma, iş geliştirme ve pazarlama departmanları- online olarak çok verimli şekilde faaliyetlerine devam ediyorlar.
Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?
Online çalışabilen tüm ekiplerimizin çalışma şekillerini tercihlerine bıraktık. İhtiyaç duyan arkadaşlarımız dönüşümlü olarak ofise geldi, diğerleri online devam ediyor. Böylece fiziksel olarak ofiste aynı anda çalışan kişi sayısını düşürdük.
İç mekandaki gerekli düzenlemeler dışında dış mekanlarda da çalışılabilir düzenekler oluşturduk. Bahçemiz; mevsimin de avantajı ile, şahane bir açık hava ofisi oldu. Fiziksel temas gerektiren tüm toplantıları bu şekilde yaptık. Showroom’u ziyaret eden müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız için aynı konfor ve güvenli çalışma ortamı sağlandı.
Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?
Yaptığımız iş ve zemin malzemelerimiz, kurumsal mekanların değişime ayak uydurmalarına hizmet ettiği için ve mimarlarla üretmeyi önemsediğimiz için ihtiyaç duyulan değişiklikleri en kısa sürede, en verimli şekilde sağlayabildik. Tek fark, bu dönemde değişiklik ihtiyacının çok ani ve beklenmedik bir şekilde ortaya çıkmasıydı. Sosyal mesafe, hijyen, maske, ateş ölçer gibi kavramlar ve kurallar rutin oldu…
Zemin ürünlerimizle yönlendirmeleri, sosyal mesafe ayarlamalarını önceden de yapabiliyorduk. Yenilik olarak sosyal mesafe kuralını hatırlatıcı özel tasarımlar ürün grubumuza eklendi ve çalıştığımız mimarlar, tasarımcılar ve kurumlara bu konuda sağladığımız çok değerli hizmetler arttı.
Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?
Elbette. Pandeminin başlangıcında zaman kaybetmeden belirsizlik yönetimi politikasını uygulamak, mali, hukuki, idari danışmanlarla hızlı bir şekilde senaryolar üzerinde çalışmak, çalışma arkadaşlarımızın kafasındaki belirsizliği ve korkuyu olabilecek minimum seviyeye çekebilmek için iletişimi ve bilgi kanallarını çok güçlü tutmamız gerekiyordu.
Bu dönemde global ve yerel olarak hem iş ortaklarımızla, hem de müşterilerimizle fikir alışverişlerinde bulunduk. Süreci anlık izledik. Konuyla ilgili disiplinlerden uzmanlarla iletişimde kalarak öngörülerimizi, hedeflerimizi sağlıklı bir şekilde revize etmeye çalıştık. Bu bir yandan çalışma şekillerimizi, iş disiplinimizi, ama aynı zamanda hayata bakış açımızı, neyi doğru neyi yanlış yaptığımızı sorguladığımız, fayda sağlama potansiyeli bir o kadar yüksek, çok özel bir dönemdi.
Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?
Hiçbir şeyin eskisi gibi olmamasını dilerim; daha iyisi, daha insana yakışanı olsun. Söyleşinin başında söylediğim gibi dijital dönüşümden artık ürkmeden, hizmet edeceği pozitif değişimlere odaklanalım ve bu konuda sürekli gelişmeye, değişmeye hazır olalım. Hem özel hayat hem de iş hayatında, gerek biz yöneticilerin gerek ekip arkadaşlarımızın kötü bir trafikte yolda geçirdiği, yaşamdan çalınan kayıp zamanlar; verimsiz iş toplantıları veya verimsiz çalışma şekilleri ile geçen vakitler yerini verimli ve kaliteli zamanlara bıraksın… İstanbul’da yaşayanlar bunu bilir ve sanırım aynı fikirde olacaktır. Mümkün olduğunca online çalışmaya devam etmeliyiz diyorum; bu konuda sürekli kendimizi eğiteceğiz gibi görünüyor.
Elbette temizlik çok önemli; hem fiziksel hem de manevi olarak temiz ve sağlıklı olmanın değeri bizlere hatırlatıldı. Bedenen ve ruhen bağışıklık sistemimizi güçlendirmeyi alışkanlık haline getirmeliyiz. Artık şirketler bu konuda eğitim açısından daha ciddi rol üstlenmeli. Çalışanlarının ve hizmet verdiği toplumun sağlığı, bir müesseseyi yaşatır. “Well-building” sisteminin kriterleri bunu pandemi başlamadan öngörmüş. Dileğimiz, bunu önce biz içimizde görelim, yaşayalım ve yaşatalım.
