[Ofise Dönüş] – Eczacıbaşı Topluluğu: “… pek çok işin gerektiğinde uzaktan da çok etkin bir şekilde yapılabildiğini yaşayarak gördük.”

Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde Eczacıbaşı Topluluğu İnsan Kaynakları Direktörü Eylem Özgür sorularımızı cevaplıyor.

Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?

Pandemi sürecinin başından itibaren Topluluk olarak yaklaşımımız, “önce sağlığımızı koruyarak işimizin sürdürülebilirliğini sağlamak” oldu.

Biz bir “endüstri topluluğu” olduğumuz ve bu süre içinde tüm tesislerimizde üretim devam ettiği için zaten ilk andan itibaren üretim ofislerinde ve tüm üretim alanlarımızda en üst düzeyde önlemler alarak bu süreci sağlıkla geçirdik.

Merkez ofislerimizde evden çalışma uygulamasını başlattığımız gibi ofise dönüş kararını da hastalığın seyri, sağlık önlemleri ve iş ihtiyaçlarımıza paralel tüm süreci izleyerek aldık. 11 Mayıs haftasında yöneticilerimiz, takip eden haftadan itibaren de riskli grup dışında tüm çalışanlarımız döndü.

Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?

Ofislerimizi %40 dolulukta çalışacak şekilde planladık. Çalışanlarımızı iki gruba ayırarak ilk grubun birinci hafta, ikinci grubun ikinci hafta geldiği, ofiste çalışılan haftada da çalışanın seçeceği bir günde evden çalışabileceği bir dönüşümlü çalışma planıyla ofislerimize döndük. Çalışanlarımız ofislere dönmeden tüm ortak alanlarımızda sosyal mesafeye uyumu sağlayacak işaretlemeleri yaptık, oturma planımızı sosyal mesafeyi sağlayacak şekilde düzenledik. Yemekhanelerimizde ve toplantı odalarımızda sandalye sayısını yarıya indirdik, oturma düzenini sosyal mesafeye göre ayarladık, yemek saatlerini uzatıp yemeği sıcak paketlenmiş olarak sunmaya başladık. Servislerimizin %50 dolulukta çalışmaları ve özel araçla gelmeyen tüm çalışanlarımızın toplu taşıma yerine servisten yararlanması için ek güzergah ve araçlar koyduk. Servis saatlerini düzenleyerek ofise giriş-çıkış ve asansörlerdeki yoğunluğun azalmasını sağladık.

Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?

Çalışma mekanlarımızın önemli bir kısmı normal koşullarda da sosyal mesafe düzenine çok yakın olduğu için ofiste dönüşümlü çalışmayı da sağladığımız noktada büyük bir fiziksel değişim ihtiyacımız olmadı. Sadece geniş katılımlı toplantıları bu süreçte hep elektronik ortamlarda yapıp, fiziksel toplantıları minimumda tuttuğumuz için toplantı odası olarak ayrılmış mekanlarımızı geniş sosyal mesafeli çalışma, yemek ve dinlenme alanları olarak kullanma fırsatımız oldu. Hekimlerimiz, iş sağlığı ve güvenliği uzmanlarımız, insan kaynakları yöneticilerimiz, mağazalarımızdaki mimarlarımız, bu sürecin doğrudan içinde olarak katkı verdiler.

Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?

Pandemi sürecinin başından bu yana başta sağlık önlemleri olmak üzere sağlık otoritelerinin yönlendirmelerini, pek çok konuda sürekli bilgi alışverişinde bulunduğumuz kuruluşların paylaşımlarını, danışmanlık şirketlerinin tüm dünyadan örnekler içeren araştırmalarını çok yakından takip ettik. Her aşamada anlık anketlerle çalışanlarımızdan uygulamalarımızla ilgili görüşlerini aldık. Bir uygulamayı devreye almadan tüm ilgilileriyle katılımcı bir şekilde konuyu her yönden değerlendirmeye çalıştık. Bu süreci yönetirken ortaya koyduğumuz ortak akılla farklı kaynaklardan edindiğimiz bilgileri, kendi koşullarımızı, elimizdeki olanakları sentezleyerek uygulamalarımızı geliştirdik.

Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?

Uzaktan çalışma, Topluluğumuzda uzun yıllardır yerleşmiş bir uygulama olduğu için teknolojik altyapımız ve çalışanlarımızın bu yöndeki yetkinlikleri bakımından çok kolay bir geçiş dönemi yaşadık.

Hem ofiste her gün beraber çalışan küçük ekipler hem de normalde de farklı mekanlarda çalışan geniş ekipler arasında zamandan ve mekandan bağımsız sürekli iletişim içinde bir çalışma deneyimi yaşadık.

Çalışanların veya yöneticilerin “bu iş uzaktan da aynı verimlilikte yapılabilir mi?” tereddütü yaşadığı pek çok işin gerektiğinde uzaktan da çok etkin bir şekilde yapılabildiğini yaşayarak gördük.

Yüksek katılımlı toplantıları çok hızlı bir şekilde zaman-mekan bağımsız planlayabildik, pandemi sonrasında da hem etkileşimli olduğu hem de planlaması daha pratik olduğu için bazı toplantılar veya yazılı iletişimler yerine bu yöntemin yaygınlaşacağını düşünüyoruz. Uzaktan erişimli toplantıların toplantı süreleri ve düzenine oldukça olumlu katkıları olduğunu gördük, bu alışkanlıkların genel toplantı düzenimize de yansıyacağını düşünüyoruz.

Bu dönemde iş ortaklarımızla onların da tercihlerine paralel elektronik ortamda da kesintisiz ve etkin bir iletişim sürdürdük; yüz yüze iletişimin değerine inanmakla beraber iş ortaklarımızla bundan sonra hem yüz yüze hem de uzaktan erişimli iletişimi birlikte etkin bir şekilde kullanabileceğimizi gördük.

Özetle bu dönemki çalışma deneyimlerimizin, alışkanlıklarımızı ve değerine inandığımız mevcut uygulamaları kökten değiştirmese de uzun vadede çalışma ortamımıza olumlu katkıları olacağına inanıyoruz.