İPYD’nin bu yıl 19.’sunu düzenlediği Dinamikler 2018 Uluslararası Proje Yönetim Kongresi kapsamındaki “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” temalı 2. Dinamik İnşaat Yönetimi Zirvesi’nin iletişim sponsoru olarak “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” üzerine bir dizi söyleşi gerçekleştirdik.* Bu söyleşiler kapsamında Pilot Proje ekiplerinden MUUM Mimarlık “Çevik Proje Yönetimi” deneyimlerine dair sorularımızı yanıtladı.
YB: Yeni bir yönetim metodu, bir pilot proje uygulaması yapılacağını öğrendiğimde, mimari proje sürecinde bunu deneyimleyecek olmak beni heyecanlandırdı.
Çevik Proje Yönetimi yaklaşımını ilk duyduğunuzda ne düşündünüz, bu projeye dahil olmaya nasıl karar verdiniz?
Umut İyigün: MUUM’un DNA’sında yer alan sürekli öğrenme, gelişim ve dönüşüm yaklaşımıyla hareket ediyoruz. 2013 yılında İstanbul Teknopark’ta tasarladığımız SAP Gelişim Merkezi proje sürecinde, SAP’den design thinking (tasarım odaklı düşünce) metodolojisini öğrendik. Bu yaklaşımı ofisimiz bünyesinde içselleştirirken bir sonraki adımda karşımıza Agile çıktı. Konfor alanında yaşamayı tercih etmediğimizden, yeni yaklaşımları tecrübe etmeye her zaman açık olduk.
Bu sürece paralel olarak çalışma alanları danışmanlığı (workspace consultancy) hizmetlerimiz sırasında da işverenlerimizden Agile dönüşümlerinin mekansal yansımalarına bağlı talepler alıyorduk. Bu talepleri karşılamaya çalışırken Agile’ı daha yakından tanıma şansımız oldu. En son, bu yıl içerisinde Lease Plan Türkiye Ofisleri’nin dönüşümüyle paralel bir sürece girmiş olduk, aslında.
Agile metodunu kendi iş akışımıza nasıl adapte edebiliriz diye düşünürken Alev Akın, Demet Demirer ve İlke Bozkurt projede gönüllü olmamız isteğiyle karşımıza çıktılar; kader ağlarını örmüş diyerek gönüllü olduk.
Yasemin Beyhan: Çevik Proje Yönetimi’nden önce, ekip olarak bu yönde bir arayışımız vardı. Çeşitli yöntemlerle hem ekip bazında hem de bireysel olarak yapılan işleri planlıyorduk. Yeni bir yönetim metodu, bir pilot proje uygulaması yapılacağını öğrendiğimde, mimari proje sürecinde bunu deneyimleyecek olmak beni heyecanlandırdı.
Uİ: Zor koşullardaki performansımızı deneyimlemenin daha doğru olacağını düşündük.
Bu yaklaşımı hangi projenizde denediniz, o projeyi seçmenizde neler etkili oldu?
UI: Yaptığımız eğitim ve atölye çalışmaları sırasında konunun hep olumlu tarafları üzerinden ilerlediğimiz için pek çok bilinmeyeni içerisinde barındıran bir proje ve sağlam bir ekip ile işe başladık. Zor koşullardaki performansımızı deneyimlemenin daha doğru olacağını düşündük. Üzerinde çalıştığımız CER İstanbul projesi, eski Cer Atölyeleri’nin (TCDD Bakım Atölyeleri) loft tarzı konutlara dönüşümüne yönelik bir tasarım ve iç mimarlık projesi. Bununla birlikte, restorasyon başta olmak üzere; çok fazla girdisi olan, çok zorlu ama en heyecan duyduğumuz projemiz diyebilirim.
AST: Dağıtılan bu işlerin bizden istenilen zamanda yetişip yetişemeyeceğini anlamak en büyük zorluklardan birisiydi.
Çevik yaklaşımı projenize adapte ederken en çok hangi konuda zorlandınız?
YB: Her zaman organize çalışmayı benimsemiş, sitemli bir iş akışına sahip olan bir ofis olduğumuzdan adaptasyon sürecinde çok büyük bir problem yaşamadık. Ancak, bizim dışımızda gelişen işverenin anlık değişiklik talepleri veya çalışma tempomuz içerisinde araya iş alma durumu bizi zorlayan temel konular oldu. Çevik Proje Yönetimi ile birlikte bu gibi durumlarda işlerimizi yeniden öncelik sıralamasına alarak duruma adapte olmaya çalıştık.
Ayşe Selda Turan: Çevik Proje Yönetimi ile önceki çalışma sistemimizden farklı olarak yapılacak işlerin dağılımı ekip tarafından belirlendi. Bir proje yöneticisinin tüm görevleri alt işlere dağıtarak kişilere vermesi yerine, yapılacak işlerin ana başlıkları düzenlendi ve biz, bunu kendi içimizde tartışarak alt işlere bölüp dağıttık. Hangi işin daha çok enerji ve zaman gerektirdiğini işe girmeden anlamaya çalıştık. Dağıtılan bu işlerin bizden istenilen zamanda yetişip yetişemeyeceğini anlamak en büyük zorluklardan birisiydi. Projenin tasarım, konsept aşamada olması da bu durumu kuvvetlendirdi. Uygulama aşamasında, proje daha sabittir; koordine etmeye çalışırsınız ve beklenenler bellidir. Olası değişimler ya da farklılıklar detay çözümlerindedir; buna karşın tasarım aşamasında aynı anda birçok değişkeni göz önünde bulundurmak zorundasınız. Tasarım ilerledikçe geliştiği, yazılıp bozulup farklı gözle bakıldıkça kendini bulduğu için her hafta farklı çıktılar oluşuyor ve bunların önceden belirlenmesi pek olasılık dahilinde değil.
YB: Gereksiz iş yükünü azaltarak çalışmalarımızda yalınlaştığımızı ve iş programımızı bu bakış açısıyla şekillendirdiğimizi söyleyebilirim.
Bu yaklaşımın size kattığı en önemli değer ne oldu?
YB: Çevik Proje Yönetimi ile birlikte proje teslim süreçlerimizi önceden tanımlayarak hedef odaklı bir biçimde hareket ediyoruz. Gereksiz iş yükünü azaltarak çalışmalarımızda yalınlaştığımızı ve iş programımızı bu bakış açısıyla şekillendirdiğimizi söyleyebilirim. Her sprint sürecini değerlendirdiğimiz retrospektif toplantıları ile hangi konuda iyi gittiğimizi, hangi konuda problem yaşadığımızı anlama ve düzeltme imkanı buluyoruz. Bu durum, olası durumlara karşı risk yönetimimizi kuvvetlendirdi.
AST: Bu sistemin işleyebilmesi için gereken en önemli değerlerden birisi şeffaflık. Ekipteki her bir bireyin açık ve uygun biçimde, herhangi bir pürüz varsa bunu gidermek adına fikrini beyan etmesi, doğru sonuca ulaşmak için en etkili davranış. Üretim sırasında ertelenen düşünce ve öneriler, sürecin işleyişini aksatıyor. Net, açık ve zamanlı bir şekilde yapılan müdahale, süreci daha başarılı ve etkili kılıyor.
Bununla birlikte, yaklaşımın diğer temel kazanımı proje süreci ve ekibine getirdiği disiplin. MUUM’da düzenli bir çalışma sistemi bulunmasının yanında; birçok farklı sektörde, farklı çalışma rutini olan ekipler tarafından denenerek geliştirilmiş bu yöntemi bünyemize adapte etmek, var olan çalışma dinamikleri ve disiplinimizi kuvvetlendirdi.
Uİ: Proje süreçlerinde kaos yaşadığını düşünen herkese tavsiye edebiliriz.
Çevik Proje Yönetimi yaklaşımı tavsiye eder misiniz, kimlere tavsiye edersiniz?
Uİ: Proje süreçlerinde kaos yaşadığını düşünen herkese tavsiye edebiliriz -bir kere zamanın ruhu bunu gerektiriyor; ancak, bunun bir dönüşüm süreci gerektirdiğini bilmek ve konuya bu şekilde yaklaşmak doğru olan olacaktır.