[Ofise Dönüş] – Tepe Home: “… mağazalarımızın büyük metrekarelere sahip olması önemli bir avantaj”

Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde Tepe Home Genel Müdürü Levent Çapan sorularımızı cevaplıyor.

Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?

Tepe Home Genel Müdürü Levent Çapan

Öncelikle, tüm dünyada etkisini gösteren pandemi sürecini, başladığı andan itibaren yakından takip ederek alternatif senaryolar üretmeye ve önlemlerimizi almaya başlamıştık. Martın başında tüm fabrika, mağaza ve ofis çalışanlarımıza, sosyal mesafe ve hijyen konularında gerekli bilgilendirmeler İSG departmanımız tarafından tamamlanmıştı. Mart’ın 16’sı itibarıyla, ülkemizde ilk Covid-19 vakasının resmi olarak kayıtlara geçmesinin ardından şirket genelinde uygulamaya alınan yeni çalışma düzenimize geçişi hızla başlattık. AVM mağazalarımızda Haziran’a kadar hizmete ara verdik. Cadde mağazalarımız ise gerekli tüm önlemler alınarak bu süreçte açık kaldılar. Hastalığın seyri ve İçişleri Bakanlığı’nın aldığı karara bağlı olarak ve tüketicimizden gelen geri bildirimleri de dikkate alarak tüm mağazalarımızın kapılarını 1 Haziran’da tekrar açtık. Normale dönüş sürecinde çalışanlarımızın ve müşterilerimizin hassasiyetlerini önemseyerek, sağlıklarını her şeyden önce tutarak, rahat bir alışveriş deneyimi yaşamaları için her türlü önlemi alarak hizmet vermeye devam ediyoruz.

Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?

Öncelikle, sadece kriz döneminde değil her zaman, iş sağlığı ve güvenliği Bilkent Holding’in çatışı altında yer alan tüm grup şirketleri gibi Tepe Home’un da en önem verdiği kavramların başında geliyor. Bu alanda deneyimli, hazırlıklı ve öngörülü olmanın avantajını taşıyor ve gerekli tüm prosedürleri hayata geçiriyoruz. Bunun yanı sıra yarı zamanlı çalışma planına geçerek, tüm çalışanlarımıza güvenli bir çalışma ortamı sağlama yönünde gerekli tedbirlerimizi aldık. Tüm mağazalarımızın 1 Haziran’da açılması ve normale dönüş sürecini başlamasıyla, Pandemi Süreç Yönetimi Prosedürümüzü mağazalarımızda uygulamaya başladık. Öncelikle, mağazamıza giren herkesin ateş ölçümleri yapılıyor. Aynı zamanda mağaza içinde hem müşterilerimiz hem de personelimizin maske takması zorunlu hale getirildi. Ek önlem olarak çalışanlarımız siperlik ve eldiven de takıyor. Kullanılan maske ve eldivenlerin temassız atılmasını kolaylaştıran atık kutularımız mağazalarımızdaki yerlerini aldı. Mağaza girişlerine koyulan otomatik el dezenfektan üniteleri ve maske stantları da kullanıma sunuldu. Mağazalarımızın içine sosyal mesafe bilgilendirmeleri yerleştirildi ve anonslarla da ziyaretçilerimize hatırlatmalarda bulunuluyor. Mağazalarımız içerisinde, bir oda izolasyon odası olarak tahsis edildi, gerekli ekipmanlar bu odada bulunuyor. Sık aralıklarla yapılan mağaza dezenfektasyonuyla teşhir ürünlerinin hijyeni sağlanıyor. Ayrıca genel merkezimizde de önlemler aldık. Tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, ajanlarımız vb. ile önemli iş görüşmelerimizi ve toplantılarımızı online platformlar üzerinden yapıyoruz. Yine aynı şekilde, çalışanlarımızın gelişiminin devamlılığı açısında eğitim süreçlerimize de ara vermedik ve online olarak devam ediyoruz. Yemekhanelerimiz kapatılarak hijyenik olarak paketlenmiş sıcak kumanya sistemine geçildi. Personel ulaşımında kullanılan servis araç hizmetimiz sosyal mesafe kurallarının daha rahat uygulanabilmesi için yenilendi; daha geniş servislerle daha az kişi olacak şekilde ayarlamalar yapıldı. Ofis koridorlarımıza sık aralıklarla el dezenfektanları yerleştirildi. Maske takma zorunluluğu ve pandemi konusunda bilgilendirme görselleri ofislerimizde sık aralıklarla asıldı. Yüzeylerin, ekipmanın ve çalışma ortamının diğer öğelerinin rutin olarak temizlenmesi ve dezenfekte edilmesi uygulamaları temizlik şirketimiz tarafından sürdürülüyor.

Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?

Mimar kadromuzun da fikirlerini alarak ofis ve mağazalarımızda pandemi sonrası süreç yönetimimizi sürdürdük. Bizim için mağazalarımızın büyük metrekarelere sahip olması önemli bir avantaj, yine de doğru mesafenin rahatlıkla korunabilmesi için ziyaretçi sayımızı mağaza büyüklüğü ile doğru orantılı olarak sınırlandırdık. Müşterilerin mağazada gezerken ya da kasada sıra beklerken de aralarına en az 2 metre mesafe koyabilmeleri için zemin işaretlemeleri de yapıldı. Genel merkez binamız da geniş metrekareye yayılmış olduğundan pandemi sürecinde gerekli sosyal mesafe kurallarını karşılıyordu. Bir sanayi şirketi olmamızın ve devletin üretimi destekleyen yaklaşımı kapsamında Kısa Çalışma Ödeneğinden faydalanarak, süreçlerimizin güven içinde sürdürülebilirliğini sağladık. Mimarlarımız da ölçümlerini yaparak çalışma alanlarında gerekli sosyal mesafenin korunduğu konusunda onay verdiler. Ek olarak, toplantı salonumuzun sandalye sayısını azalttık ve sosyal mesafeye uygun şekilde konumlandırdık. Bunlara ek olarak yarı zamanlı çalışma planına geçerek, tüm çalışanlarımıza güvenli bir çalışma ortamı sağlama yönünde uygulamalarımızla herhangi bir mağduriyet yaşanmasının önüne geçeceğimiz adımları atmaya devam ediyoruz.

Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?

Sağlık Bakanlığı ve Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı tarafından Koronavirüs Enfeksiyonunu önleme amacıyla yayınlanmış olan genelge ve yönetmelikleri kaynak olarak kullanmaktayız. Bilkent Holding bünyesindeki bir şirket olarak en baştan beri bağlı olduğumuz yapının diğer kurumlarıyla sürekli olarak bilgi akışı içerisindeyiz. İş Sağlığı ve Güvenliği kapsamında belirlenen tüm önlemler, Mayıs başında Covid-19’dan korunma yönetmeliğini hazırlanarak bağlı şirketlerinin tüm çalışanlarına sunuldu. Ayrıntılı olarak hazırlanan bu yönetmelik sayesinde çok daha planlı ve programlı bir süreç yönetimi içindeyiz. İş yeri hekimlerimiz ve iş güvenliği uzmanımızın da görüşlerine başvurarak düzenli mağaza, genel merkez ve fabrika denetimlerimiz de gerçekleşiyor. Aynı zamanda süreci profesyonel bir şekilde yönetebilmek için başta Dünya Sağlık Örgütü’nün (WHO) verileri olmak üzere dünyadaki ve ülkemizdeki sağlık verilerini ve gelişmeleri yakından takip etmekteyiz. Kurulduğumuz 1969 yılında günümüze çok fazla kriz atlatmış bir marka olmamız; her zaman yeni krizleri daha sakin ve hazırlıklı karşılamamızda büyük bir etken oldu. Bu nedenle geleceğe umutla bakıyor, bu dönemin sonlanması ve doğru kararlar alınarak sürecin sağlıklı yönetilmesi ile kısa sürede aydınlığa çıkmamızın mümkün olduğuna inanıyorum.

Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?

Pandemi dönemi hepimizin günlük aktivitelerini ve yaşam tarzını büyük ölçüde değiştirdi. İş ve sosyal hayatımızda zorunlu olarak uymamız gereken önemli kuralları da beraberinde getirdi. Çalışma alışkanlıklarımızı bu kurallara adapte etmemiz gerekti. Sürecin başında elbette yeni çalışma koşullarımız hakkında soru işaretleri vardı, ama bölümler ve kişiler arası iletişimi güçlü bir kurumsal yapımızın olması, operasyonel süreçlerimizin sürdürülebilirliğinde büyük avantaj sağladı. Deneyimlerimiz, ileriki süreçlerde zamandan ve mekandan bağımsız olarak daha verimli ve etkin çalışmamız konusunda katkı sağlayacaktır. Bunların yanı sıra; Pandemi döneminde Türkiye’de İnternet satışlarının %400 artması, altyapısı güçlü online satış kanalları olan markalar için önemli bir gelişme oldu. Online’a yönelen satın alma alışkanlıkları, perakende sektörü için en önemli gelişmelerinden biriydi ve e-ticaret satışlarımız bu süreçten olumlu yönde etkilendi. Tepe Home olarak online satış kanallarının yönetilmesinde yetkinliklerimizi oldukça geliştirdik.