İstanbul Proje Yönetim Derneği (İPYD), AGILE TURKEY’nin teknik desteği ile inşaat sektöründe sürdürülebilir başarıyı ve verimliliği artırmayı hedefleyen “İnşaatta Çevik Proje Yönetimi” projesini başlattı. Yapı firmaları, tasarım ofisleri, uygulama firmaları, proje yönetim firmaları ve GYO’larda çalışan başta mimar, inşaat mühendisi ve bilişim mühendisleri olmak üzere çeşitli disiplinleri ilgilendiren “Çevik Proje Yönetimi” yaklaşımının amacını, sektöre kattığı değerleri ve pilot uygulamaları Alev Akın, Demet Demirer ve İlke Bozkurt ile konuştuk.*
Neslihan İmamoğlu: “Agile/Çevik” kavramının bilişim sektöründe ortaya çıktığını biliyoruz. Öncelikle bize bu kavramdan bahsedebilir misiniz; çevik yaklaşım nedir?
Alev Akın: “Agile/Çevik” bilişim sektörü ile birlikte duyduğumuz, 2005’te yayınlanan uluslararası bir bildirgeye dayanan bir kavram.
Demet Demirer: Çevik yaklaşım; çok uzun dönemli planlama yapmak yerine kendi kendini yöneten otonom takımlarla, değişken dış faktörleri dikkate alarak,daha kısa dönemli, daha sağlıklı planlamalarla ilerlemeyi amaçlayan bir yaklaşım. Elbette yine uzun vadeli hedeflerimiz var; ama çevik yaklaşımda hem iç hem dış değişkenleri işin içine aksettirmeye çalışıyoruz. Şu anda Türkiye’deki IT projelerinin %50’den fazlası “Çevik” pratikleri kullanılarak yönetiliyor. Üretim sektöründe de “Yalın” başlığı altında uygulamaları var.
DD: Bu yaklaşımın inşaat sektörünün sorunlarına çözüm olabileceğini gördüm.
Nİ: “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” projesi nasıl ortaya çıktı ve gelişti? İPYD ve AGILETURKEY nasıl bir araya geldi?
İlke Bozkurt: Son yıllarda “Çevik Yaklaşım” İPYD’nin 20 yıldır gerçekleştirdiği “Dinamikler Kongresi”nde IT, komünikasyon ve bankacılık sektörlerindeki uygulamaları ile yer almaya başladı. Geçen sene Dinamikler Kongresi’nde düzenlenen bir panelde “Scrum” ve “Agile” kavramlarının detayları aktarıldığı zaman bunların inşaat proje yönetimindeki sıkıntılara çözüm olabileceğini düşünerek bu konuyu araştırmaya başladık. Klasik proje yönetimi metodolojisi inşaat sektöründen çıkmış ve yazılım sektörüne geçmişti. Şimdi ise tersine bir etkileşim var: Biz de şimdi buradaki iyi uygulamaları alıp inşaat sektörüne adapte ediyoruz.
DD: Hepimiz inşaat sektörüne 15 yılın üzerinde emek vermiş, özellikle planlama ve proje yönetimi konusunda çalışmış profesyonelleriz ve tutmayan planları, mutsuz insanları, mesai saatlerinin çok üzerinde çalışılan ortamları görüyoruz. Kişisel hikâyemde, planlama yapıp bu planın hiçbir işe yaramadığını görmek çok büyük bir mutsuzluk kaynağıydı ve Tekno girişimlerle çalışırken “Çevik” yaklaşımı daha yakından tanıdım ve 2017 yılının ilk aylarında Mehmet Yitmen’in “Scrum, Bir Dönüşüm Hikayesi” adlı kitabı ile karşılaşma fırsatım oldu. Bu yaklaşımın inşaat sektörünün sorunlarına çözüm olabileceğini gördüm. Kitabı okuduktan sonra Mehmet Bey ile tanıştık. Bu çalışmayı nasıl büyütebiliriz inşaat sektörü için neler yapabiliriz diye konuştuk. Onlar AGILE TURKEY olarak bütün desteklerini verebileceklerini söylediler. İPYD ve AGILETURKEY’nin güçlerini birleştirerek bir çalışma başlattık.
AA: “Çevik”i yazılım sektörüne atfedip inşaat sektöründeki verimsizliklere çareyi kendi içinde ararken uluslararası platformlarda “İnşaat Sektöründe Agile Uygulamaları” üzerine somut deneyim örneklerini dinleyince bu kavramın inşaat sektörüne o kadar da ters olmadığını gördüm. Konferansta bunun bir yöntem değil yaklaşım olduğunu ve her projeye adapte edilebileceği anlatılıyordu. Mutsuz sektörün içinde çalışan biri olarak bu yaklaşımı araştırmaya başladım. İPYD tarafından başlatılan bu projeye de çok inandım. Derneğin önceki başkanlarından biri olarak projenin İPYD çatısı altında olması beni heyecanlandırdı. Ağustos ayında sürece dahil oldum. Benim “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm”projesine dahil olma nedenlerimden biri de mutluluk arayışı diyebilirim.
İB: Bu konular IT sektöründe konuşuluyorken Jeff Sutherland’ın “Scrum: İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı” adlı kitabı ile karşılaştım. Kitabın bir bölümünde, yazarın kendi evinde yaptığı inşaatta Çevik yaklaşımı uygulayarak ne kadar verimli sonuçlar aldığı anlatılıyordu. O zamanlar inşaatta inovasyon konusunda çalışıyordum. İnovasyon beş sınıfta toplanıyor: ürün hizmet, organizasyon, iş modeli, pazarlama ve süreç. Scrum dönüşümü, organizasyon ve süreç inovasyonuna denk geliyor. Dolayısıyla benim çalışma alanıma çok yakındı. Demet bir hayal kurdu biz de sonra onun hayal ortakları olduk.
Nİ: Yurt dışında inşaat sektöründe bu yaklaşım yaygın olarak uygulanıyor mu peki?
DD: Amerika’da tasarım ofislerinde çok yaygınlaşmaya başladı. Orada çevik ve yalın yönetimlerle ilgili çalışan arkadaşlarbizim de bu gelişimi eş zamanlı olarak yakaladığımızı söylüyor. Literatürde de son dönemde bu konuda paylaşımların arttığını görüyoruz.
İB: Dernek olarak, yaptığımız projeleri anlatmak üzere yurt dışındaki inşaat sektöründeki bir etkinliğe davet edildiğimizde orada sunumların büyük çoğunluğunda “Çevik” kavramından bahsedildiğini duymak bizi çok heyecanlandırdı. O zaman “Çok doğru yoldayız” dedik.
Nİ: “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” projesini sektöre duyurmak için nasıl bir yol izlediniz?
DD: Bu projeye dahil olmaları için firmalara gidip tek tek sunum yaptık firmalardaki değişime direnci fark ettik. Mimarlık ofisleri, yükleniciler, alt yüklenicilerin yanı sıra dernekler aracılığıyla mekanik-elektrik firmalarına da gittik. Alev Hanım projeye dahil olduğunda bunu seminerlerledaha çok kişiye yaymaya karar verdik. İnsanların zihninde çevik ve inşaat kelimeleri aynı cümle içinde geçmeye başladı. Ondan sonra firmalar ile görüştüğümüzde daha farklı sonuçlar aldık, ilgi çok arttı, kar topu gibi büyüdü diyebiliriz.
Öncelikle hedefimiz, bilinç ve farkındalık yaratmak için Anadolu ve Avrupa yakasında birer seminer düzenlemekti. Etkinlikleri, sponsorların desteği ile ücretsiz gerçekleştirdik ve biri hafta içi, biri hafta sonu olmak üzere İstanbul’da iki seminer yaptık. Ocak ayında aldığımız bir davet ile İzmir’de de bir seminer yapmış olduk . Mart ayı başında bir kamu kurumunun daveti ile yine İzmir’de bir seminer daha verdik. Talepler devam ediyor.
Amacımız; pilot uygulama için ana yüklenici, tasarım ofisi ve alt yükleniciden oluşan bir çember oluşturmaktı. Şu anda bunu başardık: Yapı Merkezi, MuuM Mimarlık ve Metal Yapı Cephe ile pilot proje uygulamalarımızı yürütüyoruz. Bu değişime cesaret edip projenin içinde yer alan bu firmaları takdir etmek lazım. İnşaat sektörü gibi tutucu bir ortamda değişime liderlik etmeleri son derece kıymetli.
AA: Sektörün paydaş çeşitliliği çoktur. O yüzden de biz bir sektör ve paydaş hedeflemeden bunu duyurmak adına çalışmalar yaptık ama önce bu üç kulvarı deneyimlemenin doğru olacağını düşündük.
AA: Sektörde güven endeksini yükseltmemiz gerekir. Takımlar ve takım arkadaşları birbirine güvenirse başarıdan bahsedebiliriz.
Nİ: İnşaatta Çevik Proje Yönetimi yaklaşımını biraz daha açabilir misiniz? Bu yaklaşımın sürecinden,yönteminden ve getirilerinden bahseder misiniz?
DD: Bu noktada Mehmet Yitmen’in “Az az, sık sık ye” tanımını kullanmayı seviyoruz. İnşaat sektöründe bir projenin tasarımdan teslime kadar planlanan süresi ortalama 36 ay. Planlananın olup olmayacağı, projenin satılıp satılamayacağı ise belirsiz. Değişken dünyadaki bu belirsizliklere karşı reflekslerimizi geliştirdiğimizde çevik olacağız. Burada bir kültür değişikliği; yukarıdan aşağıya değil aşağıdan yukarıya bir yönetim tarzı var. Çevik yaklaşımın temel getirimi bu. Bir başkası ise şeffaflık. Bizde hep bir “başkasını suçlama” vardır. Hepimiz aynı gemideyiz; senin tarafının önce delinmesinin benim tarafımın sonra delinmesinin hiçbir farkı yok. Bunu anlamak temel kültür farklarından biri. İçinde güven, gelişme, şeffaflık olan bir dönüşümden bahsediyoruz aslında.
AA: Dünyada uygulanan çok fazla çevik yönetim yaklaşımı var. Bunların hepsi başlı başına bir felsefe. Bunlardan biri olan “Scrum” üç temelden oluşuyor: Denetim/Yoklama, Adaptasyon ve Şeffaflık. Sektörde alışageldiğimiz hatalarımız var ve bunları değiştirmeye cesaretimiz, heyecanımız, ümidimiz yok. Ölçerek geliştirmek, kısa hedeflerle iyileştirmek, yıllar değil de aylar-haftalar bazında değere odaklanmak sektöre, hem maddi hem manevi anlamda işimize katkıda bulunacak.
Sektörde güven endeksini yükseltmemiz gerekir. Takımlar ve takım arkadaşları birbirine güvenirse başarıdan bahsedebiliriz. İnşaat uygulamalarından idari süreçlere, holding iştiraklerinden küçük şirketlere kadartüm ekipler çevik yaklaşım kültürünü anlayıp dönüşebildikleri kadar sektöre verimlilik ve mutluluk gelecek.
İB: Scrum’da ne yapacağınızı söyleyen lider yok, ekibin önündeki engelleri kaldıran bilge ve hizmetkar rolde liderlik var. Ekip içindeki kişilerin talimata ihtiyacı yok; motivasyona sahip olduğunda herkes işi alıp devam ettirebiliyor. Scrum, Y kuşağı ile çalışma anlamında da çok etkili olacak.
AA: İnşaat sektörü olarak bir de toplantı problemimiz var; gündemi ve sahibi belirsiz toplantılar… Bir projenin uygulama sürecinde ayda en az 50-60 saat toplantı yapılıyor. Scrum’da ise günlük toplantılar 15’er dakika. Bu toplantıların yanı sıra değerlendirme toplantıları da dahil ile ayda maksimum 20 saat toplantı yapılıyor. Toplantının saati, yeri, katılımcıları, hedefi belli olunca da verimlilik zaten burada başlıyor.
DD: Firmalar ilk başladıklarında Sprint döngülerinde çok fazla toplantı olduğunu düşünüyorlar. Sonra o toplantılar o kadar verimli geçiyor ki o daha önce yapılan 50 saatlik toplantılara gerek kalmıyor.
İB: Dünya ve dolayısıyla müşteri beklentileri çok hızlı değişiyor; eğer çevik yöntemle bu değişikliklere hızlı cevap verip eyleme geçerseniz ürünün kalitesini değiştirebilirsiniz.
Nİ: Proje yönetim yaklaşımı diyoruz ve hep süreçteki değişimden verimlilikten bahsediyoruz. Bu yaklaşımın sonuç ürüne yansımalarını nasıl görebiliriz?
AA: Klasik proje yönetim anlayışında daha çok projenin başarısına odaklanırız, paydaşların büyük kısmı ürünün başarısı ile çok ilgilenmez. Zaman, kalite, maliyet hedefleri planlandığı şekilde gerçekleşirse başarılı bir yönetim yapılmış olur. Burada devrim niteliğindeki fark; ürünün başarısının da proje başarısına katılıyor olması. Bu hal inşaat sektöründe “müşteriden görüş al, bir adım ileriye git ve müşteri ile görüş ayrılığına düşme” şeklinde gerçekleşiyor.
DD: Kaliteyi nasıl tanımladığınız önemlidir. Ürün, sonuçta yatırımcısını memnun etmelidir. Eğer siz en başından sözleşmelerinizi paydaşların hepsinin hakkını koruyarak yaparsanız asıl devrim orada olacak. Eğer değişikliğin kazancını tüm paydaşlar görecekse o zaman değişiklik ürüne yansır; ürünün başarılı olmasını sağlar.
İB: İnşaat projelerine iki anlamda yansıması olacak. Dünya ve dolayısıyla müşteri beklentileri çok hızlı değişiyor; eğer çevik yöntemle bu değişikliklere hızlı cevap verip eyleme geçerseniz ürünün kalitesini değiştirebilirsiniz. İkincisi ise: Taraf yaklaşımından takım yaklaşımına geçen müşteri ile omuz omuza çalışmak, iş sonuçlarını hem zaman, hem maliyet hem de kalite olarak artıracaktır.
AA: Yöntem ve yaklaşım ne olursa olsun o projenin kurallarını kimin koyduğu ve ne kadar kararlı olduğu önemlidir. Aynı yöntem, nedenine inanılmayan bir masada hiç uygulanamaz iken, o yöntemin veya yaklaşımın neden seçildiğinin farkında olunduğu bir masada, sürecin ve ürünün kalite hedefleri daha kolay ve sancısız sağlanacaktır. Özetle; “Scrum” tek başına derdimize çare olamaz tabii ki. Öncelikle bu yaklaşıma neden ihtiyacımız olduğunu anlayarak başlamamız gerekiyor.
DD: Biz firmalara koçluk yapıyoruz. Nasıl olması gerektiğini, ne sonuç hedeflediğimizi söyledikten sonra hedefe ve o hedefe ulaşmak için nasıl çalışacaklarına kendileri karar veriyorlar.
Nİ: İnşaat sektöründe büyük bir çeşitlilik var hem ölçek hem de alan bakımından. Çevik yaklaşım, sektördeki farklı alanlara-organizasyonlara nasıl adapte edilebilir?
AA: İnşaat sektöründe kurallar projelere, karar vericilere hatta coğrafyaya göre değişir. Firmalar kendi süreçlerini ölçmelidir. Sektör olarak performanslarımızı ölçümlemede çok başarılı olduğumuzu düşünmüyorum. Bunun için olgunlaşmış sistemler kullanan şirketler dışında performans ölçümü hala “Bir günde bir usta kaç metrekare duvar örer?”in ötesinde değil. Firmalar kendi süreçlerine bakıp sorunlarının ne olduğunu görebilmeli öncelikle.
DD: Biz firmalara koçluk yapıyoruz. Nasıl olması gerektiğini, ne sonuç hedeflediğimizi söyledikten sonra hedefe ve o hedefe ulaşmak için nasıl çalışacaklarına kendileri karar veriyorlar. Birkaç prensip var: Planlama Toplantısı, Gözden Geçirme Toplantısı Retrospektif (iyileştirme) Toplantısı, günlük Scrum Toplantısı gibi. Biz sadece çerçeveden bahsediyor ve sorgulamalarını sağlıyoruz. Toplantılarına katılarak daha iyiye gitmeleri için gözlemlerimizi iletiyoruz. Her kurum kendi gerçeklerine göre kendi SCRUM’ını yaratıyor.
İB: İPYD olarak herhangi bir yöntemin sertifikasyonunu yapan bir kurum değiliz. Dolayısıyla Çevik yöntemin klasik yönteme göre daha iyi veya kötü olmasını tartışmıyoruz. İki tarafın da ihtiyaca göre hibrit kullanılmasını öneriyoruz. Çevik pratiğin bize verdiği birkaç tane kültür değişimi var: takım olma, motivasyon, öz sorumluluk ve zaman yönetimi. Her firma kendi içerisinde neye ihtiyacı olduğuna bakmalı. Daha verimli bir toplantı yönetimi yapmak ya da insanları daha üretken, sorumluluğu yüksek bireylere dönüştürmek için uygulamalar var. Bireylerin takım olduğu ve bir sonraki eylemde nelerin daha iyi yapılabileceğinin konuşulduğu Retrospektif Toplantısı var. Bireylerin takım olduğuve bir sonraki eylemde nelerin daha iyi yapılabileceğinin konuşulduğu Retrospektif Toplantısı Scrum’un önemli bir parçası. Klasik proje yönetiminde bunu 3 yıllık projenin sonunda Öğrenilmiş Dersler adı altında yapmaya çalışırdık, hem iş işten geçmiş olurdu hem de bir sürü bilgiyi kaybedebilirdik; şimdi ise “Sprint” dediğimiz bir hafta ya da bir aylık dönemler içerisinde bunları adım adım konuşuyor ve sürekli iyileşerek ileriye gidebiliyoruz. “Ben değişiyorum” değil de “Ben dönüşüyorum” diyerek daha iyiye gidilebilir; buna inanıyoruz.
Nİ: Şu an pilot uygulamalarınızda ne aşamadasınız?
DD: Pilot uygulama ekipleri için eğitimlerimizi yılbaşından önce yaptık ve hemen akabinde firmalarla çalışmaya başladık. 3 ay boyunca programlarımız elverdiğince ve çakışmalara göre dengeleyerek 3 firma takımının da Sprint planlama, gözden geçirme ve iyileştirme toplantılarına katılıyor ve geri bildirimde bulunuyor aynı zamanda da takımlardan geri bildirim alıyoruz. Nasıl devam edilebileceğini birlikte değerlendiriyoruz.
Firmaların deneyimlerini birbirleri ile paylaşarak gelişmeleri ve sektörde bu deneyimi yaşayan öncü kişiler olarak birbirlerini tanımaları için 2 tane ara etkinlik düzenledik. Bütün takımlar her ay bu firmalardan birinin evsahipliğinde buluşup deneyimlerini birbirleri ile paylaşıyorlar. IT Sektöründen deneyimli bir misafirimiz dönüşüm süreci ile hakkında birikimlerini aktarıyor. En sonunda da 14 Nisan’da Dinamik İnşaat Yönetimi Zirvesi’nde tüm inşaat profesyonellerine açık olarak deneyimlerini anlatacaklar. Biz gerçekten faydalı, insanları mutlu eden bir deneyim geliştirmek istiyoruz.
Nİ: Bu konuda daha fazla bilgi almak isteyenlere ne önerirsiniz? Sizinle nasıl iletişime geçebilirler?
İB: “İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” adında Linkedin grubumuz ve “AgileConstruction-TR” adında da bir Linkedin sayfamız var… Bütün gelişmeleri, yaptığımız etkinlikleri bu platformlarda paylaşıyoruz. Ayrıca çalışmalarımız İPYD web sitesi ve yayınlarından da takip edilebilir.
İPYD olarak bu sene 12-13 Nisan’da 19.’sunu düzenlemekte olduğumuz Dinamikler Proje Yönetim Kongresi’nin akabinde 14.Nisan tarihinde Türkiye’de ilk defa “İnşaat Sektöründe Çevik Proje Yönetimi” teması ile bir Zirve düzenliyoruz. Zirvede pilot proje takımlarının paylaşımlarının yanı sıra, konuda deneyimli yabancı konuşmacıların ve ülkemizin sektör liderlerinin; iddialı, öngörülemez riskler içeren projelerin yönetimindeki çevik yaklaşımlarla ilgili sunumları olacak. Verimlilik odaklı ve farklı bakış açısı içeren; tasarımdan teslimata kadar bütün süreçleri ve disiplinleri kapsayan bir içerik hazırladık. Bu konuda daha detaylı bilgi edinmek isteyen sektör paydaşlarımız Kozyatağı Hilton’da düzenlenecek olan Kongre ve Zirve ile ilgili detaylara www.dinamikler.org sitesi üzerinden ulaşıp kayıt olabilirler.