Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde TEPTA Aydınlatma Stratejik Marka Direktörü Özlem Yalım sorularımızı cevaplıyor.
Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?
Önceliğimiz bu süreçte her zaman insan sağlığı ve ekibimizin güvenliği oldu. TEPTA Aydınlatma olarak, Şubat ayından itibaren Covid-19 sürecini takip etmeye başladık. 16 Mart tarihinde aldığımız seri bir kararla pek çok firmadan önce evden çalışmaya geçtik. Evlere çekilmenin ardından ofise dönüş için, gündemi de takip ederek haftalık olarak planlamalar yapmaya ve önümüzü görmeye çalıştık.
Ekranlara yansıyan hasta sayısındaki düşüş, uzman görüşleri yanı sıra birçok ülkenin yavaş yavaş normalleşmeye geçme aşamaları ofise dönüş kararımızdaki en büyük etkenler arasında yer alıyor. İtalya’daki iş ortaklarımızın kısa süreli aralardan sonra yeniden işlerinin başına geçmesi de belirleyici oldu. 27 Mayıs tarihi ile birlikte tüm ekip olarak ofislerimize döndük.
Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?
Özel arabası olan ve şirket araçları kullanan personelimizin ofise gelmesi ve gönüllülük esasıyla arabada 3 kişiyi aşmayacak şekilde diğer çalışma arkadaşlarıyla buluşarak ofislere gelmelerini organize ettik. Böylece ekibimiz, işe gelirken toplu taşıma kullanımını minimuma indirdi. Ofis alanlarımızı ve genel müdürlük binamızı Mart ayından bu yana yüksek hijyen standartlarında düzenli olarak temizletmekteyiz.
Bunun dışında personelimizin tamamına özel sağlık sigortası yaptırdık.
Diğer önemli noktalar; müşterilerimizin mağaza ziyaretlerini personelimizin müşterilerin evlerinde ve şantiye alanlarında çalışması gerekliliğini yönetmek oldu. İhtiyaçlar doğrultusunda bu koşulları için pandemi önlem prosedürlerimizi detaylı bir şekilde belirledik. Bu prosedürü ayrıntılı şekilde kendi iletişim ağımıza duyurduk, www.tepta.com web sitemizde ilk çıkan duyuru ekranı olarak yayınladık.
Bu prosedürde yer alan önemli maddeleri ise şu şekilde sıralayabiliriz;
- Binamıza tüm girişler esnasında, misafirlerimiz de dahil olmak üzere ateş ölçümü yapılmaya başlandı. Maskesiz misafirlerimizin binaya alınmayacakları duyuruldu; gerekirse misafirlerimizin güvenlik masasından maske talep edebilmesi sağlandı. Tüm giriş çıkışlara, katlara ve ofis masalarına dezenfektanlar yerleştirildi. Misafirlerimizin istenen noktadan sterilizatörlere ulaşması ve ellerini diledikleri sıklıkta dezenfekte edebilmesi sağlandı; bu ihtiyaçlar düzenli olarak sağlanıyor.
- Çalışanlarımıza, ihtiyaçları göz önünde bulundurularak haftalık olarak maske, siper, eldiven ve dezenfektan temin ediliyor.
- Zorunlu haller dışında asansörlerin kullanımını en aza indirdik; kullanım halinde tekil kullanımların tercih edilmesi gerekliliği şartını koyduk.
- Bu süreçte ekibimizin, iş harici özel misafirlerini binamıza kabul etmemesi sağlandı, giriş çıkışları minimize etmek üzere gerekli tüm duyarlılığın gösterilmesi amacıyla misafirlerimiz için özel randevular düzenlendi.
- Mağazamızı ziyaret eden misafirlerimize düzenli ikram gerçekleştirilmiyor, ihtiyaç belirtilmesi üzerine tek kullanımlık bardaklar ile servis yapılıyor.
- Çalışma alanlarımız fiziksel mesafe kuralına uygun bir mimariye sahipti. Yine de çalışma arkadaşlarımızın olabildiğince birbirinden uzak noktalara yerleştirilmesi sağlandı. Toplantı odalarımızda, karşılıklı değil; çapraz oturma düzeni ile çalışma kararı aldık. Mağaza katlarımızda yoğunluk yaşanması halinde, misafirlerimizin sağlığı bakımından giriş çıkışlarda beklemelerini talep ediyoruz.
- Müşterilerimizin evlerine veya iş yerlerine montaja giden teknik arkadaşlarımızın bone, maske, siperlik, eldiven ve dezenfektan kullanması şartı koşuldu. Bu şekilde donanımlı olmayan personelimizi, müşterilerimizin evlerine kabul etmemesi ve müşterilerimizin de personelimizi bu şekilde karşılaması rica edildi.
- Maskelerin ve eldivenlerin 4 saat kullanıldıktan sonra naylon poşet içinde çöpe atılması için personelimize gerekli uyarılar ve hatırlatmalar sağlandı. Ayrıca ofise geri dönüş süreçlerimiz ve dikkat edilmesi gerekli koşullar ile ilgili duyuru metinleri hazırlandı. Bu duyurular, binanın çeşitli bölgelerine asıldı.
Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?
Etiler Nispetiye’de yer alan TEPTA Merkez Binamızın mimarı Emre Arolat. Ofislerimiz, zaten oldukça ferah ve fiziksel mesafe kuralına uygun bir yapıya sahip. Bu sebeple, fiziksel olarak çok büyük değişikliklere gitmemize gerek kalmadı.
Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?
Sağlık otoritelerinin yönlendirmeleri yanında pek çok konuda gerek yurt içinde gerek yurt dışında sürekli bilgi alışverişinde bulunduğumuz iş ortaklarımız ile ofis içindeki adaptasyon süreci için görüş paylaşımında bulunduk. Çoğu iş ortağımız İtalya’da bulunduğu için onların deneyimlerini yakından takip etme olanağımız oldu. Diğer yandan bu süreçte biz ekip olarak ofise dönüş aşamasına birçok firmadan önce davrandık.
En önemlisi ise ekibimize bu süreç içerisinde ne yapmak istediklerini sorduk, ofise dönüş için ortak bir karar aldık. Bu sebeple adaptasyon sürecimiz kolay oldu.
Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?
TEPTA Aydınlatma olarak, 30’dan fazla Avrupa merkezli şirketin Türkiye temsilcisiyiz. Bu süreç içerisinde zaman ve mekandan bağımsız bir şekilde markalarımızla sürekli iletişim ve karşılıklı destek içerisindeyiz.
Evde kaldığımız süreçte, durmak yerine markalarımız ile online ürün eğitimleri gerçekleştirdik. Yeni ürünlerimizi online lansmanlar eşliğinde tanıdık ve tanıttık. Devam eden projelerimizin yanında, online mecralar üzerinden yenilikçi ürünlerimiz ve hizmetlerimizle ilgili olarak bilgilendirme yaptık, hedef kitlemize en taze içerikleri süratle sunduk. Müşterilerimizle iletişimimizi hiç koparmadık.
Zamandan ve özellikle mekandan bağımsız olmak yüksek katılımlı toplantıları da beraberinde getirdi. Bu online toplantılarımız, ofise döndüğümüz son bir aydır da devam etmekte ve uzunca bir süre daha devam edeceğini öngörüyoruz.
Uluslararası marka temsilcilerimizin Türkiye’ye ziyaretleri kısıtlandığından bu buluşmalar ve bizlerin yurt dışı markalara ve fuarlara gerçekleştirdiği seyahatler iptal edildi. Şu anda geçerli olan bu durumun gelecekte de geçerliliğini koruyacağını öngörebiliriz.
TEPTA olarak düzenlediğimiz kültürel buluşmaların da online platformlar üzerinden devamlılığını sağladık. En erken bu yılın sonuna dek kültürel buluşmalar ve kalabalık ortamlara mesafeli ve dikkatli olacağımızı belirtebiliriz. Gelişmeleri düzenli olarak ve yakından takip ediyoruz.