[Ofise Dönüş] – Onduline Avrasya: “Bu dönemin en önemli alışkanlıkları çevrimiçi toplantılar ve görüşmeler.”

Uzun bir karantina sürecinin ardından pek çok şirket 1 Haziran 2020’den itibaren ofisten çalışma düzenine geri dönmeye başlıyor. Şirketlerin ofise dönüş süreçlerini nasıl yönettiklerini konuştuğumuz “bi_özet soruyor: Ofise Dönüş” araştırma dizimizde Onduline Avrasya CEO’su Fulya Özgül Koçak sorularımızı cevaplıyor.

Ofise dönme kararını ne zaman aldınız? Kararınızda hangi faktörler etkili oldu?

Onduline Avrasya olarak, çalışma arkadaşlarımızın sağlığını koruma bilinciyle, ülkemizdeki ilk vaka sayıları açıklandığı andan itibaren hazırlıklarımızı hızlıca hayata geçirdik. Açıkçası, neredeyse bütün dünyayı etkisi altına alan bu salgın, ülkemizde görülmeden önce de gündemimizdeydi ve diğer ülkelerin vaka sayılarını sıkı bir şekilde takip ediyorduk. Bu sayede salgının başladığı ilk günlerde Genel Müdürlüğümüz, Bölge Müdürlüklerimiz hızlı ve güvenli bir şekilde evlerinden çalışmaya başladılar. Fabrikamızdaki üretim faaliyetlerimiz tüm önlemler alınarak yapıldı. Ek olarak, evden çalışmaya başladığımız süreçte özellikle bilgi işlem teknik altyapımızın; Sanal Özel Ağ (VPN) ve Güvenlik Duvarı (Firewall) gibi dijital güvenlik sistemlerimizin daha önceden kurulu olması bizim için büyük bir şanstı diyebilirim. Bu süreçte Onduline Avrasya yönetim kadrosu olarak hem kendi içimizde hem de Onduline Group bünyesinde alternatifli dönüş planları üzerinde çalıştık. Kısıtlamaların neredeyse tamamen kalktığı 1 Haziran tarihinden itibaren ofise dönüşü kademeli olarak hayata geçirme kararı aldık.

Ofise dönüş sürecinde ne tür yöntemler (kısmi evden çalışma, dönüşümlü çalışma vb.) uyguladınız? Sosyal mesafenin korunması için ne gibi önlemler aldınız?

Öncelikle şunu söylemek isterim ki, tüm ekiplerimiz evden çalışma düzeninde de kusursuz bir şekilde işlerini yürütüyor. Özetle, biz bu işi başardık diyebilirim. Ofise dönüş sürecinde acele etmek istemiyoruz. Bu noktada ülkemizdeki güncel vaka sayılarını ve gelişmeleri günbegün takip ederek hareket ediyoruz. İşinin gereği olarak ofiste olması gereken arkadaşlarımızın yanı sıra verimlilik noktasında ofisten çalışmak isteyen arkadaşlarımız da bu dönemde ofise dönmeye başladılar. Bunun dışında, çalışma arkadaşlarımız dönüşümlü olarak haftanın belirli günlerinde ofisten, diğer günler ise evden çalışıyorlar. Bu sistemle, ofiste aynı anda bulunan kişi sayısını belli bir oranda tutmuş oluyoruz. En az 1,5 metrelik fiziksel mesafe kuralımız ise olmazsa olmazlarımızdan biri. Çalışma arkadaşlarımız hem ofis içinde hem de kendi departmanları içinde bu kurala riayet ediyorlar. Satış departmanında çalışan arkadaşlarımız ise saha ziyaretlerinde maske kullanımı, fiziksel mesafe ve hijyen konularına hassasiyet gösteriyorlar.

Ofise dönüş sürecinde izlediğiniz yöntemlere uyumlu olarak çalışma mekanınızda değişikliklere gittiniz mi? Bunun için mimarlardan veya başka uzmanlardan fikir aldınız mı?

Dönüş sürecinde ofiste çalışan arkadaşlarımız için çok önemli sağlık önlemleri aldık. Ofisimizin girişinden tutun da çalışma arkadaşlarımızın oturduğu masalara kadar birçok konuda yeni düzenlemeler yaptık. Örneğin, maske kuralı ilk günlerden itibaren kesinlikle esnetmediğimiz bir kural. Her departman girişine el dezenfektanları ve yüzey temizleme malzemeleri yerleştirdik, ortak çalışma alanlarındaki masaları şeffaf ara bölücüler ile ayırdık, çalışanlarımızın arasındaki fiziksel mesafeyi en az 1,5 metre olarak belirledik. Ofisimiz haftada en az iki kez özel olarak hizmet aldığımız bir temizlik şirketi tarafından özenle dezenfekte ediliyor. Yönetim kadromuz, bünyemizde çalışan deneyimli mimar arkadaşlarımız ve “İş Sağlığı ve Güvenliği” departmanımızla aldığımız tüm önlemleri, Genel Müdürlük ofisimizin yanı sıra Sapanca’daki Fabrikamızda ve Bölge Müdürlüklerimizde de kararlılıkla sürdürüyoruz.

Ofisinizi içinde bulunduğumuz sürece adapte etmek için model aldığınız kurumlar, projeler, kullandığınız kaynaklar var mı? Bu konu üzerine başka kurumlarla fikir paylaşımında bulundunuz mu?

Onduline Avrasya olarak içinde bulunduğumuz sürece çok hızlı bir şekilde adapte olduk. Evden çalışma düzenine geçişte ne kadar hızlı adapte olduysak, bu dönüş sürecine de sorunsuz bir şekilde adapte olduğumuzu söyleyebilirim. Global ölçekte Onduline Group – Fransa ile dirsek temasımız ve bilgi alışverişimiz devam ediyor. Ülkemizde ve dünyada yaşanan her gelişmeyi inceliyor ve farklı vaka analizleri (case study) üzerine çalışıyoruz.

Uzaktan çalışırken edindiğiniz yeni çalışma alışkanlıkları oldu mu? Sizce bunlar ofise dönüş sonrasında devam edecek mi?

Onduline Avrasya ailesi olarak, salgın öncesinde uzaktan çalışma gibi bir pratiğimiz yoktu. Daha önce bu çalışma düzenini deneyimlememiş bir kurum olarak çalışma alışkanlıklarımızı değiştirme noktasında, bilgi işlem altyapımızın da gücüyle sürece adapte olmak konusunda hiç sıkıntı yaşamadık. Bu dönemin en önemli alışkanlıkları -ki bence salgından sonra da kalıcı bir sistem olacak gibi görünüyor- çevrimiçi toplantılar ve görüşmeler. Tabii önemsediğimiz bir diğer önemli alışkanlık ise kağıt kullanımının azalması. Ekiplerimiz salgın öncesinde kaydını almak istedikleri dosyaları fiziksel olarak saklamayı tercih ederken, artık dijital ortamda güvenli bir şekilde saklıyorlar. Öyle görünüyor ki, bu ve bunun gibi birçok alışkanlık iş dünyasında artık yeni normal olacak ve bu sayede yıllardır üzerine konuşulan o dijital dönüşüm fırsatı böylece yakalanmış olacak.